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Capacitación

Gerencia

Quien administra la cuenta, los accesos y la flota.

Hacer la evaluación Manual de uso (PDF) Presentación para la sala (PDF)

Dar de alta un administrador y decidir qué ve

Cada administrador puede quedar limitado a uno o varios departamentos. Es lo que decide qué módulos aparecen en su menú y qué cifras ve al entrar.

  1. 1Abra Usuarios y Planes y quédese en la pestaña «Administradores». Pulse «Nuevo Administrador», indique RUT, nombre, apellido y correo electrónico, deje el rol en «Administrador Secundario» y pulse «Crear Usuario».
  2. 2La pantalla muestra la «Clave Temporal de Acceso». Comuníquesela: la persona entra con su RUT y esa clave, y en el primer ingreso la plataforma le pide crear su propio PIN. Hasta entonces, la columna «Credenciales» dice «PIN Inicial».
  3. 3En la columna «Nivel de Acceso» marque los departamentos de esa persona. Puede marcar varios: verá la suma de todos ellos. Cada casilla se guarda al marcarla y rige desde la siguiente acción de esa persona, sin que tenga que volver a entrar.
  4. 4Si no marca ninguna casilla, la persona tiene acceso a todo: es el perfil de gerencia, y la fila lo indica con «Sin departamento: ve todo». Para limitar el acceso, marque al menos un departamento.
  5. 5El administrador principal no lleva casillas y no se puede limitar. Es quien responde de la cuenta, y el único que ve Usuarios y Planes y Configuración.
  6. 6«Suspender» le quita el acceso y lo conserva en la lista; «Desvincular» lo saca de la empresa. Use suspender mientras la persona siga en la empresa: «Reactivar» le devuelve el acceso.
  7. 7Al desvincular a un administrador, su cupo queda congelado por 72 horas antes de poder asignarlo a otra persona.
Pantalla de «Dar de alta un administrador y decidir qué ve», con los pasos señalados por número

Agregar un cliente mandante

El cliente mandante es la empresa que contrata el servicio. Con él se registra a quién se cobra cada servicio y se calcula su margen, por lo que conviene darlo de alta antes de crear sus servicios.

  1. 1Abra Clientes. El directorio lista las empresas mandantes con su RUT, su industria y dónde están.
  2. 2Cada cliente muestra su contacto principal. Un cliente sin contacto registrado funciona igual, y la fila lo indica con «Sin contacto registrado».
  3. 3Pulse «Integrar Cliente» y escriba el RUT de la empresa. Pulse «Buscar RUT»: hasta entonces el resto del formulario está deshabilitado.
  4. 4Si la empresa ya está en su directorio, la pantalla lo dice y ofrece «Seleccionar este Cliente». Si no la encuentra, complete sus datos para registrarla.
  5. 5Complete los datos operativos. La industria la clasifica quien da de alta al cliente, y es lo que después permite agrupar.
  6. 6Fije las condiciones comerciales. De ahí salen el vencimiento de sus cobros y el margen de sus servicios, y se pueden cambiar después. La sección la ven gerencia y Finanzas.
  7. 7Agregue sus contactos. El primero es el contacto principal, y el departamento de cada uno define a quién se envían las facturas y los documentos. Pulse «Guardar cliente».
Pantalla de «Agregar un cliente mandante», con los pasos señalados por número
Pantalla de «Agregar un cliente mandante», con los pasos señalados por número

Integrar un tracto en la flota

La flota propia se gestiona en tres pestañas: conductores, tractos y semirremolques. Un equipo que no está aquí no se puede asignar a ningún servicio.

  1. 1Abra Mi Flota y elija la pestaña «Tractos». Las tarjetas de arriba resumen cuántos hay y cuántos están disponibles ahora mismo.
  2. 2Pulse «Integrar Tracto» e indique patente, marca, modelo y año. El kilometraje es el que sostiene las pautas de mantención que vencen por kilómetros.
  3. 3Al guardarlo, suba el padrón y el seguro en su Matriz Documental, ahora o más adelante.
  4. 4La columna «Estado Operativo» indica si el equipo está disponible para un servicio.
  5. 5«Riesgo Documental» resume la vigencia de sus papeles. El detalle está en el estado documental de Acreditación.
  6. 6«Ver detalles» abre el detalle del equipo, con sus documentos y su historial.
  7. 7Para sacar de la flota un equipo que se vende o se devuelve, abra su detalle, pulse «Dar de baja» y luego «Confirmar la baja»: no lo borra, y los servicios en que participó conservan su patente. Un equipo que está en un servicio abierto no se puede dar de baja.
  8. 8Si integra la patente de un equipo dado de baja, la plataforma ofrece reactivarlo, y vuelve a la flota con su historial.
Pantalla de «Integrar un tracto en la flota», con los pasos señalados por número

Configurar los datos de la empresa

Los datos de la empresa salen impresos en los documentos que genera la plataforma y son lo que ven los clientes.

  1. 1Abra Configuración y entre en «Perfil Empresa». Configuración la abre el administrador principal. Las otras secciones son «Perfil de Usuario», «Seguridad y PIN», «Registro de accesos» y «Avisos por correo».
  2. 2Revise la razón social, el correo institucional, la región y la comuna. El RUT no se puede cambiar aquí: identifica a la empresa en toda la plataforma.
  3. 3Pulse «Subir Logo» para cargar el logo, en JPG o PNG de hasta 2 MB. Se usa en la cabecera y en los informes que se exportan.
  4. 4Decida la visibilidad ante mandantes. Activarla permite que cualquier empresa mandante de la plataforma vea su empresa y su estado de cumplimiento, aunque no trabaje con usted. Desactivada, sólo la ven los mandantes que ya tienen servicios con usted.
  5. 5Con la visibilidad activada, los mandantes ven el nombre, el RUT, la región, el tamaño de la flota en tramos y el porcentaje de documentación al día. No ven sus servicios, tarifas ni clientes.
Pantalla de «Configurar los datos de la empresa», con los pasos señalados por número

Revisar los avisos del sistema

El centro de notificaciones reúne los avisos que genera la plataforma: documentos por vencer, convocatorias y cambios en sus servicios, como una vuelta que el cliente objetó.

  1. 1Pulse la campana de la cabecera para ver los avisos recientes, y «Ver historial completo» para abrir el centro de notificaciones.
  2. 2Cada aviso dice qué pasó, sobre qué equipo o servicio, y cuándo. Los que no ha leído van destacados, con el título en negrita. Los vencimientos de varios documentos llegan juntos en un aviso, un documento por línea.
  3. 3Pulse el aviso para ir a la pantalla donde se resuelve; al abrirlo queda leído. Un vencimiento lleva al estado documental; una convocatoria respondida, al servicio.
  4. 4«Marcar todas como leídas» limpia la marca de todos a la vez, y «Marcar como leída», la de uno. No resuelve nada: los vencimientos siguen ahí hasta que se renueve el documento.
Pantalla de «Revisar los avisos del sistema», con los pasos señalados por número

Revisar quién entró a la cuenta

El registro de accesos dice quién entró a la plataforma de su empresa, cuándo, desde dónde y qué descargó. No se puede modificar ni borrar.

  1. 1Abra Configuración y entre en «Registro de accesos». Lo consulta el administrador principal.
  2. 2Cada fila trae la fecha y hora, el tipo, quién, el detalle y desde qué equipo se hizo.
  3. 3Quedan registrados los ingresos de los administradores, los ingresos fallidos, los códigos de ingreso enviados e incorrectos, los códigos de respaldo generados y las descargas de informes y archivos.
  4. 4Los ingresos del soporte de NapaviTruck a su cuenta llevan bajo el nombre la marca «Soporte de NapaviTruck».
  5. 5Elija un «Tipo» para ver solo esos registros.
  6. 6«Exportar CSV» descarga lo filtrado, con un máximo de los 5.000 accesos más recientes.
Pantalla de «Revisar quién entró a la cuenta», con los pasos señalados por número

Preparar los códigos de respaldo del ingreso

Cuando el ingreso pide un código, llega al correo de su cuenta un código de seis dígitos que vale 10 minutos. Los códigos de respaldo le permiten entrar si ese correo no llega.

  1. 1Abra el menú con su nombre, en la cabecera, y elija «Mi seguridad». Cada administrador, principal o secundario, maneja ahí sus propios códigos.
  2. 2Pulse «Generar códigos de respaldo». Son diez, y cada uno sirve una sola vez.
  3. 3Guárdelos con «Descargar como archivo» o «Copiar» antes de salir: solo se muestran al generarlos. Después la pantalla dice cuántos le quedan sin usar.
  4. 4Al ingresar, si el correo no llega, pulse «Usar un código de respaldo» y escriba uno de ellos. «Enviar otro código» pide un código nuevo al correo.
  5. 5Deje marcado «Recordar este navegador por 30 días»: ese computador no le pedirá el código durante ese plazo.
  6. 6«Generar códigos nuevos» anula los anteriores. Úselo si perdió los que guardó o si cree que alguien más los vio.
Pantalla de «Preparar los códigos de respaldo del ingreso», con los pasos señalados por número
Pantalla de «Preparar los códigos de respaldo del ingreso», con los pasos señalados por número

Evaluación de Gerencia

10 preguntas sobre estas tareas. Se aprueba con 8 aciertos y se puede repetir.

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