Rendición de viáticos en ruta: Evitando la fuga de capital por caja chica
El manejo de viáticos en efectivo y vales de combustible es un forado financiero. Conoce cómo digitalizar la caja chica del conductor.
El transporte por carretera en Chile requiere de liquidez en cabina. Peajes manuales, pinchazos, comida y alojamiento (cuando la cabina no es apta) exigen que el conductor maneje un fondo de viáticos. Tradicionalmente, esto significa entregar efectivo contra una promesa de rendición al regreso.
El forado de la rendición manual
El ciclo clásico es destructivo para la contabilidad:
- Se entrega un anticipo de $100.000 al conductor.
- El conductor guarda boletas de peaje y facturas arrugadas en la guantera del tracto.
- A fin de mes, entrega una bolsa con papeles borrosos a la asistente contable.
- Faltan $15.000 que "se perdieron" y no cuadran.
Digitalización del gasto en terreno
La única forma de mantener a flote la rentabilidad de un flete es conocer el costo real de la ruta en el momento en que se ejecuta.
- Carga Inmediata: El conductor, mediante su dispositivo móvil, debe fotografiar la boleta del peaje o el vale de colación en el instante que ocurre.
- Asignación al Folio: Ese gasto no queda "al aire", sino que se ancla directamente al Folio del Servicio (viaje) activo.
- Conciliación en Tiempo Real: El Backoffice puede ver cómo el margen bruto del viaje se actualiza minuto a minuto.
Formalizar los viáticos elimina la fricción entre la gerencia y los conductores, generando una cultura de transparencia financiera indispensable para escalar la flota.