Acreditación

Quien mantiene al día los documentos de la flota.

Responder a una revisión que pide un cliente

Un cliente puede pedir revisar una parte concreta de su cumplimiento. Usted decide si acepta, y lo que se entrega depende del ámbito pedido, no de quién pregunta.

1Abra «Revisiones de cumplimiento». Arriba están las que esperan su respuesta, con los días que quedan de plazo.
2Antes de decidir, lea qué se entregaría. Cada ámbito entrega una cosa distinta: jornada entrega infracciones agregadas sin horas ni lugares; libretas entrega la libreta completa, con horas y lugares.
3Pulse «Aceptar» para conceder el acceso, o «Rechazar» indicando el motivo. El acceso concedido dura treinta días y cada consulta que haga el cliente queda registrada.
4Pasado el plazo queda registrado que no hubo respuesta, que es un estado propio y así lo ve el cliente. Si no va a conceder el acceso, rechace y diga por qué.
5Un acceso ya concedido se puede cortar antes de que caduque, desde el historial.
6«Qué han consultado» registra la información que el cliente revisó con el acceso que usted le otorgó, y la fecha de cada consulta.

Pantalla de «Responder a una revisión que pide un cliente», con los pasos señalados por número

Consultar la libreta de conducción de un conductor

La libreta reúne conducción, esperas, trabajo auxiliar y descanso de cada conductor, día a día. Es control corporativo: no reemplaza la libreta física que exige la Dirección del Trabajo.

1Abra «Libretas» y elija un conductor en el directorio de la izquierda. Puede buscarlo por nombre o por RUT.
2Fije el período con las dos fechas de la cabecera. Todo lo que hay debajo corresponde a ese rango.
3Los cuatro totales resumen el período, y los dos primeros indican además cuánto queda contra el límite legal.
4Revise los avisos del período antes de exportar. Un bloque sin cerrar es una jornada que el conductor empezó y no terminó de declarar, y arrastra el cálculo de sus horas.
5«Exportar PDF DT» genera el documento con el formato que se presenta ante la Dirección del Trabajo. «Exportar Excel» sirve para trabajar los datos, no para presentarlos.

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Revisar qué documentos están vencidos o por vencer

La matriz cruza la vigencia legal de toda la flota y la tripulación. Hay una fila por cada documento exigible: un tracto y un semirremolque deben tres cada uno; un conductor, dos.

1Abra Informes y entre en «Estado Documental». Las tres tarjetas de arriba resumen lo urgente: lo vencido, lo que caduca dentro de treinta días y lo que está al día.
2En la matriz, cada fila dice de qué unidad es el documento, cuándo vence y en qué situación está. Una fila vencida indica además cuántos días lleva atrasada.
3Busque por patente, licencia o nombre para ir a una unidad concreta, o use los filtros para quedarse sólo con lo vencido.
4«Exportar a Excel» baja la matriz tal como está filtrada. Es lo que se manda cuando un cliente pide el estado documental de la flota.

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Cargar o renovar el documento de una unidad

Desde la misma matriz se abre el detalle de cada unidad, con su historial documental y los botones para subir lo que falte o renovar lo que caduca.

1Pulse una fila de la matriz para abrir el detalle de esa unidad y elija la pestaña «Matriz documental». El historial lista los documentos obligatorios con su estado y su fecha de vencimiento.
2Un documento marcado como faltante no está cargado: pulse «Cargar» y suba el archivo. Mientras falte, la unidad seguirá apareciendo en la matriz como incumplimiento.
3Para renovar uno que caduca, use «Actualizar» en su fila. El anterior no se pierde: queda en el historial de ese documento.
4Un documento puede aparecer como aceptado sin verificar. Significa que se cargó y nadie ha comprobado todavía que el archivo corresponda a lo que dice ser.
5«Documento Adicional» permite subir documentos fuera de la lista obligatoria, como un certificado pedido por un cliente o un pase de puerto, sin que cuenten como exigibles.

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Evaluación de Acreditación

10 preguntas sobre estas tareas. Se aprueba con 8 aciertos y se puede repetir.

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