NapaviTruck Logo
ProductoSolucionesPlanesSeguridadCapacitaciónContacto
Capacitación

Finanzas

Quien registra cobros, gastos y anticipos.

Hacer la evaluación Manual de uso (PDF) Presentación para la sala (PDF)

Registrar el cobro de una factura

La pantalla reúne las facturas que todavía esperan cobro, agrupadas por cliente, sin filtro por mes.

  1. 1Abra Finanzas y entre en «Registrar cobros». Cada factura dice si está al día, cuántos días lleva vencida o si no tiene plazo pactado.
  2. 2Indique la fecha del cobro y el monto recibido, que puede ser distinto del facturado.
  3. 3Pulse «Cobrada». Las facturas se registran una a una: si alguna falla, las anteriores ya quedaron guardadas.
  4. 4Si el monto recibido no coincide con el facturado, aparece un campo para indicar el motivo, por ejemplo factoring, una retención o un descuento pactado. En ese caso el campo es obligatorio.
  5. 5Para una factura que no se cobrará, use «Anular». La factura deja de contar en todas las cifras, incluidos el margen y los ingresos del mes. La anulación pide una confirmación aparte y no se puede deshacer.
Pantalla de «Registrar el cobro de una factura», con los pasos señalados por número

Poner precio a las cargas que lo esperan

El combustible a crédito se carga con litros y sin monto: el precio llega con la liquidación de fin de mes. Hasta que se le pone, esa carga no entra en el margen.

  1. 1Abra Finanzas y entre en «Liquidar». Las cargas aparecen agrupadas por proveedor y por mes, que es como llega la factura.
  2. 2Escriba el monto de cada línea. Cada una lleva su fecha, sus litros, la patente y quien cargó, para poder cuadrarla contra la factura.
  3. 3Pulse «Liquidar» para confirmar el grupo entero. Se liquida en lote: no hace falta ir una por una.
  4. 4No hay campo de fecha: una carga de agosto liquidada en octubre sigue siendo gasto de agosto. Cada grupo indica a qué mes se imputa.
Pantalla de «Poner precio a las cargas que lo esperan», con los pasos señalados por número

Adelantar dinero a una empresa colaboradora

Un anticipo es dinero entregado antes de liquidar un servicio. Queda como saldo abierto y se recupera descontándolo de su próximo pago.

  1. 1Abra Finanzas y, en «Anticipos por cobrar», pulse «Ver la cuenta». A la izquierda están las cuentas abiertas con su saldo; al elegir una, a la derecha aparecen sus movimientos.
  2. 2Pulse «Registrar anticipo», elija la empresa, indique el monto y explique qué se adelantó.
  3. 3Sólo se puede anticipar a empresas de su red que ya tengan cuenta en la plataforma. Las que están invitadas y no han entrado todavía no aparecen en la lista.
  4. 4La cuenta que ve aquí es la misma que ve la colaboradora desde su propia sesión, en «Anticipos recibidos».
Pantalla de «Adelantar dinero a una empresa colaboradora», con los pasos señalados por número

Leer el resultado del mes

La pantalla de Finanzas contesta tres preguntas distintas: qué dejó el mes, qué espera una decisión, y qué está fuera de la caja.

  1. 1Elija el mes arriba a la izquierda. Todo lo que hay debajo cambia con él, salvo lo que se indica más adelante.
  2. 2La cabecera da el margen operativo del mes y sus tres componentes: lo que entró, los gastos propios y lo pagado a terceros.
  3. 3«Requiere atención» reúne lo que está esperando una decisión suya: gastos pendientes de aprobación, cargas de combustible sin precio y servicios sin tarifa. Cada línea lleva el botón que la resuelve: «Revisar», «Liquidar» o «Fijar».
  4. 4«Por cobrar y por pagar» muestra el saldo vigente de clientes y proveedores, por eso no cambia al elegir otro mes en el selector.
  5. 5Para anotar un ingreso o un gasto que no viene de un servicio, use «Registrar movimiento».
Pantalla de «Leer el resultado del mes», con los pasos señalados por número

Aprobar o rechazar un gasto

Un gasto que el conductor registra desde la app llega pendiente de aprobación. Solo el gasto aprobado entra en «Gastos propios» y en el margen del mes.

  1. 1En «Requiere atención», la línea de gastos pendientes de aprobación dice cuántos son y cuánto suman. Pulse «Revisar».
  2. 2La lista de movimientos muestra entonces solo los gastos pendientes de aprobación, de cualquier mes. «Ver todos los del mes» vuelve al mes elegido arriba.
  3. 3Abra el respaldo con «Ver comprobante» y pulse «Aprobar» o «Rechazar» en la fila del gasto.
  4. 4Un gasto rechazado sigue a la vista con la etiqueta «Rechazado», pero no suma en «Gastos propios», ni en el margen, ni en «Gasto aprobado» del detalle de gastos.
  5. 5El conductor ve en la app su gasto rechazado, marcado en rojo, y ese gasto no suma en su total del período.
  6. 6El combustible a crédito no se aprueba en esta lista: entra en el margen cuando se le pone precio en «Liquidar».
Pantalla de «Aprobar o rechazar un gasto», con los pasos señalados por número

Fijar las tarifas que faltan

Un servicio sin tarifa no entra en el cobro ni en el margen. La pantalla «Servicios sin tarifa» reúne los que esperan una, agrupados por cliente y por mes.

  1. 1En «Requiere atención», pulse «Fijar» en la línea de servicios sin tarifa.
  2. 2Cada servicio dice qué le falta: «Sin tarifas», «Sin cobro al cliente», «Sin pago a la flota», «Externos sin tarifa» o «Novedades sin tarifa».
  3. 3Escriba solo los montos que pide cada fila y pulse «Guardar» al pie del grupo. Lo que siga faltando seguirá esperando.
  4. 4Los conductores externos sin tarifa propia toman el pago a la flota que se fije aquí.
  5. 5El folio abre el servicio, donde está su bloque «Tarifa» con la tarifa completa.
Pantalla de «Fijar las tarifas que faltan», con los pasos señalados por número
Pantalla de «Fijar las tarifas que faltan», con los pasos señalados por número

Poner una tarifa distinta a un conductor

La tarifa general se fija en el bloque «Tarifa» del servicio. La hoja «Tarifas por conductor» sirve para que un conductor tenga un cobro o un pago distinto del general.

  1. 1Abra el servicio y, al pie del bloque «Tarifa», pulse «Poner una tarifa distinta a un conductor». Si alguno ya tiene tarifa propia, el pie dice cuántos y el enlace es «Ver».
  2. 2La fila «Todos» y el IVA son la tarifa general: se leen en la hoja y se cambian en el bloque «Tarifa». Debajo va una fila por conductor.
  3. 3Cada fila trae sus vueltas, sus novedades y el cobro al cliente: base, falso flete y sobreestadía. Con conductores externos se suman las columnas de pago, el pago total y el margen.
  4. 4Un monto en gris es la tarifa general que el conductor hereda; en negro, su tarifa propia. Escriba en la celda para fijarla, o vacíela para que vuelva a heredar.
  5. 5Las novedades son por vuelta: Operaciones marca un falso flete o una sobreestadía en una vuelta concreta, y la hoja la muestra como «V2 · Sobreestadía». El falso flete reemplaza la base de esa vuelta; la sobreestadía se suma.
  6. 6El falso flete y la sobreestadía se llenan solo si el conductor tiene esa novedad marcada; si no, la celda muestra una raya. El pago de un conductor propio dice «No aplica».
  7. 7«Falta tarifa» marca un cobro o un pago sin monto. Una novedad tachada está en una vuelta que el conductor no registró: no se cobra ni se paga.
  8. 8Pulse «Guardar cambios». Si el servicio ya terminó, lo emitido no se reescribe: la diferencia queda como una línea rotulada «Ajuste», que puede ser negativa.
Pantalla de «Poner una tarifa distinta a un conductor», con los pasos señalados por número
Pantalla de «Poner una tarifa distinta a un conductor», con los pasos señalados por número

Decidir si cuenta la vuelta que dejó un SOS

El SOS retira del servicio solo al conductor que lo envía; el servicio sigue para los demás. Las vueltas que terminó cuentan, y la que dejó a medias cuenta solo si la empresa dueña lo decide.

  1. 1Abra el servicio. El bloque «Salieron con SOS» aparece cuando un conductor salió con un SOS, y su resumen dice cuántas vueltas quedan por decidir.
  2. 2Cada conductor muestra el motivo, el día y la hora en que salió, la vuelta en la que iba y lo último que registró.
  3. 3Si dejó la vuelta sin terminar, pulse «Contar la vuelta» o «No contarla».
  4. 4Mientras nadie decide, la etiqueta dice «Por decidir» y esa vuelta no cuenta.
  5. 5Contar la vuelta de un conductor externo la cobra al cliente y se la paga a él; la de un conductor propio solo se cobra al cliente.
  6. 6Se decide antes o después del cierre. Con el servicio ya finalizado, el cambio queda como una línea de ajuste.
  7. 7Si el conductor había terminado la vuelta, la etiqueta dice «Vuelta terminada» y esa vuelta se cuenta como las demás.
Pantalla de «Decidir si cuenta la vuelta que dejó un SOS», con los pasos señalados por número

Consultar lo que le han adelantado

La pantalla que mira una empresa colaboradora para saber cuánto le adelantaron y cuánto le han descontado ya.

  1. 1Abra Finanzas y, en «Anticipos recibidos», pulse «Ver anticipos recibidos». A la izquierda están las empresas en cuya red trabaja; se abre con la primera.
  2. 2A la derecha aparece la cuenta corriente con la empresa elegida, y arriba el saldo que queda por descontar: «Saldo en contra», o «Cuenta al día» cuando ya no queda nada.
  3. 3Debajo, el total adelantado y el total ya descontado. El saldo es la diferencia entre ambos.
  4. 4Cada movimiento dice su fecha y de dónde sale. Un descuento se lee «Descuento aplicado en un pago» y lleva «Ver el pago», para ir a comprobarlo.
  5. 5Este saldo no se cobra aparte: se descuenta de los próximos pagos.
Pantalla de «Consultar lo que le han adelantado», con los pasos señalados por número

Consultar la huella de carbono

La huella se calcula a partir del combustible: los litros repostados en el período por el factor de emisión. No hay que registrar nada nuevo para obtenerla.

  1. 1Abra Finanzas, pulse «Ver detalle» en el detalle de gastos y baje hasta «Huella de carbono». Arriba está la cifra del período, en kilos de CO₂ equivalente.
  2. 2Junto a ella, los litros que la sostienen y el factor aplicado. La pantalla nombra la fuente del factor y su fecha de publicación: es lo que hay que citar si alguien pregunta de dónde sale la cifra.
  3. 3El desglose por mes reparte litros y emisiones. Sirve para comparar períodos, no para repartir la huella entre clientes.
  4. 4Lea las advertencias del pie antes de usar la cifra fuera: los gastos que siguen esperando aprobación no están incluidos, y una carga sin litros registrados no se puede medir.
  5. 5La huella se da por período y por mes, para la flota completa: los litros que se registran son los cargados en el estanque, no los consumidos en cada servicio.
Pantalla de «Consultar la huella de carbono», con los pasos señalados por número

Evaluación de Finanzas

10 preguntas sobre estas tareas. Se aprueba con 8 aciertos y se puede repetir.

Hacer la evaluación