El servicio se configura en seis pasos dentro de una misma pantalla. Ningún paso obliga a completar el anterior: se pueden recorrer en cualquier orden y saltar los que no correspondan.
1Abra Servicios y pulse «Crear Servicio». Se abre «Configurar servicio»: la barra superior muestra los seis pasos y, debajo de cada uno, su estado: «Listo» o «Pendiente».
2En «Servicio», elija el tipo de servicio: «Solo ida», «Ida y vuelta» o «Embarque». Si elige «Embarque», indique además el tipo de embarque: «Dos puntos» o «Tres puntos».
3En «Ruta», escriba el lugar de carga y el de descarga. Al teclear aparecen los puntos de interés guardados de su empresa, con su dirección debajo. «Ida y vuelta» y el embarque de «Tres puntos» piden un tercer lugar; en el de tres puntos son «Retiro del vacío», «Lugar de carga» y «Entrega».
4Elija uno de la lista siempre que exista. Sólo los lugares guardados traen geocerca: si escribe el lugar a mano, el campo avisa de que ese servicio se creará sin ella. No se lo impide, pero sin geocerca el conductor no recibe el aviso que le recuerda marcar el hito al llegar, y el mismo lugar tecleado de dos formas distintas cuenta como dos sitios.
5En «Carga», elija primero el semirremolque y después el tipo de carga: la lista se acota a lo que cabe en ese equipo. Marque «Esta carga es peligrosa» sólo si corresponde; si la marca, indique la clase IMO y el número NU.
6En «Flota», indique los camiones requeridos y la fecha de presentación de carga, con su hora. Sin esa fecha el servicio se guarda como borrador y no queda programado. La hora es la de Chile. En «Cobertura del servicio», elija «Solo flota propia» o «Convocar empresas externas».
7En «Cliente y tarifas», elija el cliente mandante. Si el servicio no es para un cliente de la cartera, deje «Sin cliente (carga particular)». Si el cliente no está registrado, «Agregar cliente mandante» lo da de alta sin salir del servicio. La tarifa flota sólo aparece si en «Flota» se convocó a empresas externas; con flota propia se registra sólo la tarifa cliente.
8En «Revisar» se enumeran los datos por completar, cada uno con un enlace a su paso. Puede guardar el servicio aunque queden datos por completar.
9Guarde con «Guardar borrador» o con «Programar servicio». Sin el origen o el destino, la pantalla indica «Pendiente para guardar» y los dos botones quedan inactivos. «Programar servicio» necesita además la fecha de presentación.
10Con un cliente elegido, puede marcar «Guardar también como plantilla rápida» y darle un nombre. La plantilla queda guardada con ese cliente.
Programar un servicio que está en borrador
Un servicio sin fecha de presentación de carga queda en borrador: existe, pero no está programado y no aparece como trabajo del día. Programarlo es ponerle esa fecha.
1Abra el borrador y pulse «Programar». La acción sólo aparece en los servicios en borrador: uno ya programado se modifica desde su detalle.
2Indique la fecha y la hora de presentación de carga. Es obligatoria y es lo único que falta: hasta que la tenga, el botón de confirmar permanece inactivo.
3Confirme con «Confirmar Programación». La hora se registra como hora de Chile, aunque programe desde otro país.
4El servicio queda programado y aparece en el calendario y, si su fecha cae en los próximos 14 días, en «Próximos días» del panel. Desde ese momento se le pueden asignar conductores.
Guardar un lugar frecuente y su geocerca
Un lugar guardado lleva coordenadas y un radio, y es lo único que pone geocerca en un servicio.
1En Servicios, pulse «Puntos de interés», arriba a la derecha. El directorio lista los lugares guardados con su dirección y sus coordenadas.
2Pulse «Registrar Lugar» para añadir uno. Guarde con el nombre con el que la gente lo llama: es el que aparecerá al teclear en «Ruta».
3Indique el radio de la geocerca. Es la distancia a la que se considera que el camión llegó, y cada lugar lleva el suyo: un patio de acopio no mide lo que una planta.
4Al crear un servicio, elegir este lugar en origen, destino o intermedio copia su geocerca al servicio. Ésa es la que avisa al conductor para que marque el hito al llegar. Un lugar escrito a mano no la lleva.
5El aviso recuerda, no marca: el hito de la bitácora lo declara siempre el conductor y el sistema no lo escribe por él.
6Editar un lugar cambia sus coordenadas y su radio para los servicios que se creen a partir de entonces. Los ya creados conservan la geocerca que copiaron.
Asignar conductores a un servicio
Un servicio programado necesita conductores. Se asignan desde el detalle del servicio, y se pueden cambiar mientras el servicio no haya terminado.
1Abra el servicio. El botón dice «Asignar» si todavía no tiene conductores y «Reasignar» si ya los tiene. No está disponible en los servicios cancelados, finalizados ni en los borradores.
2Busque a cada conductor por su nombre o su RUT y selecciónelo. La lista de abajo permite además buscar conductores de flota externa.
3Confirme con «Confirmar Asignación». Mientras no haya nadie seleccionado, el botón permanece inactivo.
Consultar la planilla operativa de un servicio
La planilla reúne, vuelta por vuelta, lo que cada conductor declaró durante el servicio: los datos de la carga, los tiempos y la guía de despacho.
1Abra el servicio y baje a la planilla. Cada fila es una vuelta de un conductor, con su tracto y su semirremolque.
2La tabla se desplaza en horizontal. A la derecha están los datos de la carga, como el número de guía, y las marcas de llegada y descarga. Las columnas visibles dependen del tipo de carga del servicio.
3Una marca junto al dato avisa de que no se pudo comprobar la posición desde la que se registró: fuera del radio del punto, sin coordenadas guardadas del punto, con el GPS del teléfono simulado o sin respuesta del GPS. Pase el cursor por encima para leer el motivo.
4En «Acciones» están la guía firmada y su fotografía, para abrirlas o descargarlas.
Publicar una carga en la bolsa
La bolsa de cargas ofrece un servicio a transportistas externos. La publicación indica qué se necesita y qué se paga.
1En Servicios, pulse «Bolsa de Cargas», arriba a la derecha. La pestaña «Mis Publicaciones» reúne las cargas que ha publicado su empresa, con los cupos ya asignados.
2Pulse «Publicar Carga». Los campos obligatorios son el cliente mandante, el lugar de origen y el de destino, la fecha y hora de presentación, el semirremolque requerido, el tipo de carga, la tarifa ofrecida y los camiones requeridos.
3Si la carga es peligrosa, indique además la clase IMO y el número ONU. La tarifa ofrecida es neta: la facturación le suma el IVA.
4En «Requisitos y Filtros de la Bolsa» puede indicar el radio de búsqueda en kilómetros, que parte en 20, la antigüedad máxima del tracto y el pase especial requerido. Los tres son opcionales.
5Publique con «Publicar Bolsa de Cargas». La carga aparece en «Cargas Disponibles» de las demás empresas y en «Mis Publicaciones» de la suya.
Responder a una convocatoria recibida
Cuando otra empresa publica una carga y su flota encaja con lo que pide, la convocatoria aparece en esta pantalla. Responder es ofrecer camiones para esas plazas.
1En Servicios, pulse «Convocatorias recibidas», arriba a la derecha; si hay alguna esperando respuesta, el botón dice cuántas. La lista separa las que están sin responder de las demás; el filtro «Todas» muestra también las ya contestadas.
2Fíjese en cómo le llegó cada una: «Te invitó expresamente» significa que esa empresa le eligió a usted, y «Convocó a toda su flota externa» que la carga se ofreció en abierto.
3Pulse «Responder» en la que quiera atender. Una convocatoria sin plazas libres lo indica con «Sin plazas libres», y ya no se puede aceptar.
4Revise el servicio y las plazas libres, y pulse «Aceptar y participar» o «Rechazar». Aceptar no reserva plaza: las plazas se ocupan al asignar un conductor, por orden de llegada.
5Con la convocatoria aceptada, elija un conductor de su empresa y pulse «Ocupar una plaza». Las demás empresas participantes no ven sus conductores.
Encontrar un servicio
El listado agrupa los servicios por su estado. Es el punto de partida para abrir cualquiera de ellos.
1Abra Servicios. Las pestañas separan los servicios «En Ruta», «Programados», «Historial» y «Borradores». El historial reúne los finalizados y los cancelados. Arriba, tres recuadros cuentan los servicios en ruta, los programados y los borradores.
2Si sabe qué busca, use el buscador: encuentra el servicio por su identificador, su origen, su destino, su tipo de carga o su cliente.
3Un servicio que convocó plazas lo indica en la columna «Cupos externos», con un enlace para ver quién ha cubierto las plazas.
Cancelar un servicio
Cancelar deja el servicio registrado junto con el motivo por el que no se realizó. A diferencia de eliminarlo, un servicio cancelado se conserva en el historial.
1Abra el servicio y pulse «Cancelar». Está disponible en los borradores, en los programados y en los que están en ruta.
2Elija el motivo: se creó por error, el cliente lo suspendió, problema mecánico, clima o estado de la ruta, fuerza mayor, u otro motivo.
3Si elige «Otro motivo», escriba la explicación: en ese caso es obligatoria y sin ella no se puede confirmar.
4Confirme con «Confirmar Cancelación». La cancelación no se puede deshacer.
Ver la carga de trabajo en el calendario
El calendario reúne en una sola vista lo que ya está comprometido: servicios, vencimientos, mantenciones y pagos.
1Abra Calendario. Se abre en el mes en curso; los botones de la derecha cambian a Semana o a Día.
2Muévase con las flechas de la izquierda. «Hoy» vuelve a la fecha actual desde cualquier mes.
3Los cinco filtros de arriba deciden qué se pinta: servicios, vencimientos, mantenciones, pagos y notas. Cada uno lleva su recuento al lado.
4Los borradores y los servicios cancelados no aparecen. Un servicio finalizado se ve en los días ya pasados y deja de aparecer en los días que vienen.
5Un servicio sin fecha de presentación de carga no tiene día en el calendario. Debajo, un aviso dice cuántos servicios activos quedan fuera por ese motivo.
6Al abrir un día de hoy en adelante, «Programar un servicio este día» abre «Configurar servicio» con esa fecha ya puesta. En cualquier día puede agregar una «Nota» o un «Recordatorio».
Eliminar un servicio que se creó por error
Eliminar borra el servicio y todos sus registros, y solo está disponible mientras el servicio no ha comenzado. Si el servicio estaba acordado y finalmente no se realizó, cancélelo en lugar de eliminarlo.
1Abra el borrador y pulse «Eliminar». La acción sólo aparece en los servicios en borrador o programados y sin conductores que hayan aceptado.
2Lea la advertencia: se borra el servicio con su bitácora, sus evidencias y su seguimiento. No se puede deshacer, y queda anotado en el registro de auditoría. Las libretas de conducción no se tocan.
3Confirme con «Eliminar permanentemente».
Revisar el panel al empezar el día
El panel reúne lo que pide atención hoy: el estado de la flota, lo que está esperando respuesta, lo que viene y los servicios en ruta.
1Arriba están los recuentos de flota: tractocamiones, semirremolques y conductores, con cuántos hay disponibles y cuántos en ruta.
2«Requiere atención» reúne los pendientes de documentación, con su recuento. Si todavía no hay flota registrada, lo dice y lleva a darla de alta.
3«Acceso al portal de clientes» lista las solicitudes sin responder, cada una con su enlace para contestarla.
4«Próximos días» adelanta lo que viene en los próximos 14 días, con el mismo criterio del calendario: un servicio ya finalizado no aparece. «Ver el mes completo» abre el calendario. Si no viene nada, el bloque no se muestra.
5«Servicios en ruta» muestra los servicios activos con su origen, su destino y el tiempo que llevan, y permite abrir cualquiera.
Evaluación de Operaciones
10 preguntas sobre estas tareas. Se aprueba con 8 aciertos y se puede repetir.
